Com uma caixa de entrada lotada, pode ser difícil separar o spam das mensagens mais importantes
(Unsplash)
O e-mail pode ser um dos principais canais de comunicação quando se trata de trabalho e estudo, apesar da atual praticidade dos apps de mensagens. Por isso, é importante que ele esteja bem organizado, tirando os riscos de alguma mensagem prioritária passar despercebida, ou gastar muito tempo tentando separar o spam do que de fato interessa.
Para te ajudar a se organizar melhor neste aspecto, e aumentar a sua produtividade, o Portal neonews elencou algumas dicas para quem quer deixar o e-mail mais "limpo".
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Dicas para arrumar sua caixa de entrada & e-mails:
1. Separe um tempo do dia para ler e responder as mensagens
Muitos ainda não têm o costume de checar a caixa de entrada diariamente, e outros entram nela a todo momento. Esses dois costumes podem atrapalhar a produtividade do profissional e por isso é indicado que se separe um tempo especifico para ler e responder estes e-mails, caso a pessoa tenha uma caixa de entrada muito movimentada. Pode ser no início do expediente, ou logo após voltar do almoço, por exemplo. O importante é não acumular muitos e-mails, e acabar ficando muito tempo apenas nessa tarefa.
2. Categorize seus e-mails
Uma dica valiosa é a de criar regras para categorizar os e-mails, assim você consegue entender quais precisam ser respondidos mais rapidamente e de forma urgente; aqueles que dependem de outra pessoa para serem resolvidos, e que podem ser deixados para depois; e aqueles que você precisa guardar por algum motivo futuro, e podem ser posteriormente arquivados.
3. Crie pastas
Além da categorização, é importante que sejam criadas pastas que atendam às necessidades da sua conta. A ideia é catalogar estas pastas para facilitar sua busca entre temas e assuntos numa caixa de entrada lotada, e evitar empecilhos que possam te fazer levar mais tempo na hora de buscar um item.
4. Faça uma limpeza periódica
É importante separar um dia para fazer uma limpeza nos e-mails, principalmente naqueles que você não precisa mais armazenar. Este momento pode servir também para a organização das pastas que foram faladas anteriormente.
5. Arquive automaticamente
Caso você seja usuário do Gmail, essa dica é para você: o Gmail possui uma ferramenta que permite que você programe o arquivamento de e-mails específicos. Para isso, basta seguir os passos abaixo:
Abra o Gmail em seu computador;
Clique no menu de Configurações, e depois em "ver todas as configurações";
Entre no “filtros e endereços bloqueados”, e depois em “criar filtro novo”, e preencha os parâmetros do filtro.
Além de ser uma ferramenta para arquivar e-mails, ela também pode te ajudar com o filtro “anti-spam” e evitar mensagens indesejadas de propagandas e afins.
6. Tenha um e-mail pessoal e um e-mail profissional
Um dos fatores que pode atrapalhar muito a produtividade é a junção de e-mails do trabalho com e-mails pessoais. Isso pode causar distração e acumular muitas mensagens, ainda mais se forem de assuntos desconexos entre si. Dessa forma, a separação do que é pessoal e do que é profissional pode ser um alicerce simples, porém eficaz.
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7. Gerencie suas inscrições em e-mails profissionais e newsletters
Diariamente, recebemos muitos e-mails promocionais e newsletters de sites e portais, e muitas vezes são de assuntos que não nos interessam mais. Nisso, deve-se fazer um gerenciamento dos lugares que ainda temos interesse e assim desafogar nossa caixa de entrada.
Esses passos podem parecer bem comuns, mas te ajudarão a ser muito mais produtivo e ter a caixa de e-mail organizada.
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